Conducerea şi controlul stocurilor de resurse reprezintă, în industria cărnii, o activitate căreia i se acordă o atenţie deosebită, datorită implicaţiilor economico-financiare importante pe care le determină formarea şi deţinerea lor. Funcţia vitală a stocurilor Stocurile sunt cantităţi de resurse care se acumulează în depozitele şi în magaziile unităţilor din acest segment al industriei alimentare, într-un anumit volum şi o anumită structură, pe o perioadă de timp determinată, cu un anumit scop. Sunt, de fapt, rezultatul activităţii de aprovizionare şi desfacere, al activităţii productiv-comerciale, dependente de natura şi caracteristicile acestor produse, de condiţiile şi modalităţile de furnizare şi asigurare-transport, de strategiile elaborate pe această linie, în scopul îndeplinirii obiectivului de bază specific agenţilor economici. Agenţii economici îşi constituie stocuri de materii prime sau produse pentru a asigura alimentarea continuă a unităţilor de consum sau servirea clienţilor în vederea desfăşurării normale a activităţii şi realizării astfel a obiectivelor pe care şi le-au propus. În abordarea problematicii stocurilor se pun mai multe probleme, care necesită răspuns: - Care este nivelul cererilor constante şi cel al cererilor variabile? - Ce influenţă prezintă cererea asupra nivelului stocurilor? - Ce servicii trebuie asigurate pentru cumpărarea, aducerea şi stocarea materiei prime şi a produselor? - Cât de mari trebuie să fie stocurile? - Poate fi acceptat fenomenul de epuizare a stocurilor, în anumite secvenţe de timp ale fluxului tehnologic/perioadei de gestiune? - Care este nivelul protecţiei pentru prevenirea fenomenului de lipsă de stoc? - Ce sistem de conducere-control trebuie adoptat? - Este bine să se facă aprovizionarea în cantităţi mici sau mari? - Cum trebuie ajustate stocurile, când cererile se abat de la previziuni? - Care sunt răspunsurile la aceste întrebări, în cazul producţiei continue sau discontinue? Formarea stocurilor de resurse asigură condiţii optime pentru desfăşurarea, după un sistem raţional, a activităţii fiecărei unităţi; fără stocuri nu poate fi obţinută utilizarea judicioasă a capacităţilor productive, nu pot fi satisfăcute cererile clienţilor, în strictă concordanţă cu pretenţiile pe care le emit, nu se pot desfăşura o serie de operaţii din sistemele de aprovizionare şi desfacere, cu cheltuieli rezonabile. Toate acestea, pentru că stocurile îndeplinesc o “funcţie vitală”, aceea de decuplare şi armonizare a fluxului: Cumpărarea – Aducerea (transportul) – Recepţia (depozitarea) – Pregătirea pentru consum-utilizare a materiilor prime – Trecerea acestora prin faza de prelucrare până la magazia de produse finite – Expedierea/livrarea produselor către clienţi pentru desfacere-vânzare. “Funcţia vitală” a stocurilor de materii prime şi produse din carne nu justifică supradimensionarea lor, deoarece stocurile determină imobilizări de capital antrenat în cumpărarea de materiale sau în produsele finite stocate şi încă nevândute. În mod obişnuit, un mare concern industrial dispune de stocuri a căror valoare reprezintă circa 25% din capitalul investit. Deţinerea de stocuri impune, în acelaşi timp, spaţii special amenajate şi dotate, cheltuieli de depozitare, taxe de asigurare, dobânzi pentru credite. La această situaţie se adaugă efectele negative ale uzurii morale a resurselor materiale sau produselor stocate. Sub acest aspect, nu ar fi justificată formarea de stocuri; dar, în procesul de furnizare, aprovizionare şi utilizare, intervine influenţa multor situaţii şi factori cu acţiune permanentă sau conjuncturală, care condiţionează în mod obiectiv(?) necesitatea formării stocurilor. Astfel, situaţiile de forţă majoră determină formarea de stocuri: -         periodicitatea producţiei la furnizori sau a transportului determină formarea de stocuri curente la procesatori; -         eventuala apariţie a unor dereglări, perturbaţii în livrările de la furnizori sau în transport determină formarea de stocuri de siguranţă în magazinele de desfacere sau la consumatori; -         întreruperea exploatării sau a transportului, ca urmare a condiţiilor naturale şi climatice; -         sezonalitatea producţiei anumitor produse (ex. carnea şi produsele din carne de de miel, porc) determină formarea stocurilor sezoniere; -         necesitatea condiţionării materialelor şi produselor înaintea trecerii lor în consum implică constituirea stocurilor de pregătire sau condiţionare (acolo unde proprietăţile fizico-chimice ale resurselor impun acţiunea). Principalele probleme cu care se confruntă agenţii economici din industria cărnii se referă la: stabilirea tipurilor de stocuri care trebuie constituite şi nivelul acestora. Opţiunile pentru un tip sau altul de “stoc” sunt influenţate de răspunsul la întrebarea “Ce avantaje şi ce pierderi se înregistrează în cazul unei stocări mari sau mici, pentru perioade mai lungi sau mai scurte de timp?” Răspunsul constă în stabilirea unui prag optim, care asigură un echilibru al efectelor negative/pozitive specifice unei situaţii sau alteia. Intrarea, şederea şi ieşirea în/din stoc Costul stocurilor trebuie determinat cu ajutorul formulei “primul – intrat, primul ieşit” (FIFO). Formula presupune că primele elemente cumpărate sunt cele care se şi vând primele. De obicei, stocurile sunt diminuate până la valoarea realizabilă netă, element cu element. Uneori însă, poate fi mai adecvat să se grupeze elementele similare sau conexe. Acesta poate fi cazul unor elemente de stoc care aparţin unei game de produse, comercializate în aceeaşi zonă geografică şi care nu pot, practic, să fie evaluate distinct faţă de alte elemente din aceeaşi gamă de sortimente. Indicatorii absoluţi măsoară stocurile în unităţi naturale sau valorice. Ambele forme de exprimare sunt importante pentru aprecierea mărimii stocurilor şi a implicaţiilor acestora. Cu ajutorul indicatorilor absoluţi pot fi exprimate atât stocurile existente la un moment dat (ex. stocul iniţial, final), cât şi stocurile medii ale unei perioade anumite. Indicatorii absoluţi, oricât de complet ar reda situaţia stocurilor la un moment dat sau în cursul unei perioade, nu pot sugera aprecieri asupra caracterului (a)normal al stocurilor, nu put exprima mărimea lor, în raport cu volumul circulaţiei mărfurilor. Indicatorii relativi răspund tocmai acestor cerinţe. Ei sunt rezultatul unor raporturi dintre mai mulţi indicatori absoluţi şi se pot referi la stocul existent într-un anumit moment sau la stocurile medii ale unei perioade. Astfel se pot calcula indicatorii relativi ai stocurilor: -         operând cu informaţii referitoare la un singur moment; rezultă indicatori relativi ai stocurilor de moment (rata stocului, stocul în zile-rulaj); -         operând cu mărimi medii (stocul mediu al unei perioade) pentru a obţine mulţi indicatori relativi: rata stocului mediu, stocul mediu zile-rulaj, viteza de circulaţie a mărfurilor, numărul de rotaţii ale stocului. Rata stocului este un indicator relativ, prin care se surprinde raportul între stocul existent la un moment dat şi desfacerea produselor din intervalul de timp următor momentului comensurării stocului. Pe lângă mărimea raportului menţionat, acest indicator reflectă şi funcţia stocului de asigurare. Viteza de circulaţie a mărfurilor este un alt indicator relativ al stocurilor. Ea semnifică mărimea stocului, în care mărfurile stau sub formă de stoc. Dinamica acestui indicator se manifestă prin încetinirea şi acceleraţia circulaţiei mărfurilor. În cazul încetinirii, are loc o mărire a numărului de zile în care mărfurile rămân sub formă de stoc. Preocuparea generală este de a menţine o viteză accelerată pentru circulaţia mărfurilor. Viteza reală de circulaţie a mărfurilor diferă semnificativ, de la produs la produs, de la un stadiu de circulaţie a mărfurilor la alt stadiu (de la comerţul cu ridicata la comerţul cu amănuntul), de la firmă la firmă. Viteza de circulaţie şi stocul mediu zile rulaj reflectă, pe de-o parte, acţiunea fiecărui factor de influenţare, iar pe de altă parte, politica managerială a firmei (aprovizionare, tehnici de vânzare, stocare). Numărul de rotaţii ale stocului mediu surprinde de câte ori s-a reînnoit stocul, în decursul unei perioade de timp (de obicei, un an). Asigurarea calităţii stocurilor Depozitarea şi păstrarea materiilor prime şi a produselor, buna gospodărire a fondului de marfă existent şi pregătirea adecvată, în scopul producţiei/vânzării se realizează în spaţii special amenajate (depozite). Produsele fiind sensibile la modificările de microclimat din timpul păstrării, există posibilitatea deprecierii calitative şi inevitabil posibilitatea apariţiei litigiilor. Efectuarea expertizelor merceologice ale speţelor rezultate presupune cunoaşterea aprofundată a caracteristicilor produselor şi (nu de puţine ori) reconstituirea mediului ambiental, considerat cel mai dificil tip de expertiză merceologică. Asigurarea calităţii este parte a managementului calităţii, focalizată pe oferirea încrederii vizavi de satisfacerea cerinţelor de calitate. Deşi prin standarde ISO specifice apare o concepţie unitară referitoare la dimensiunile sistemelor de asigurare a calităţii, reglementate pe anumite domenii şi recunoscute fie de asociaţiile profesionale, fie de un grup de organizaţii reunite prin aceleaşi interese, fie de un concern care îşi poate permite impunerea către furnizori a unei anumite politici de calitate. Sarcinile asigurării stocurilor decurg din dublul caracter al procesului de stocaj care, pe de-o parte, este un proces economic cu rol esenţial în mecanismul circulaţiei, iar pe de altă parte, o imobilizare de fonduri materiale importante. În consecinţă, evidenţa stocurilor trebuie astfel concepută, încât să asigure, simultan, soluţionarea următoarelor sarcini: -         aprovizionarea neîntreruptă a producţiei sau a clienţilor reprezintă sarcina esenţială a stocurilor de materii prime şi produse, în fabricile de procesare a cărnii. Realizarea acestei sarcini implică studierea evoluţiei viitoare a nevoilor unităţii şi încheiere, cu furnizorii, a unor contracte de livrare a materiilor prime (în concordanţă cu necesităţile): cantitativ, structural şi din punct de vedere al repartizării în timp, încât să asigure existenţa în stoc a produselor solicitate, la momentul şi în cantităţile necesare; -         evidenţa stocurilor reprezintă o altă sarcină, dintre cele mai complexe, a asigurării acestora. Gradul de complexitate, ca şi dificultate, a soluţionării acestei sarcini se explică şi prin faptul că presupune crearea şi exploatarea unui sistem informaţional corespunzător, adaptat exigenţelor gestiunii stocurilor. Problema evidenţei stocurilor trebuie reconsiderată, deoarece actualul sistem informaţional satisface doar parţial nevoile specifice asigurării stocurilor. Evidenţa stocurilor trebuie concepută ca o activitate absolut obligatorie şi cu caracter permanent pentru toate întreprinderile. În acest domeniu, problema principală vizează obligaţia fiecărui manager de a avea evidenţa stocurilor şi structurării acestora, de a lua măsuri operative de gospodărire raţională, în funcţie de schimbările ce pot interveni, de a introduce un sistem operativ de urmărire a stocurilor, care să permită luarea unor decizii corecte pe tot parcursul anului, ţinând cont de situaţia concretă din fiecare întreprindere. Constituirea unui astfel de sistem operativ de evidenţă a stocurilor, care să satisfacă, în mod real, nevoile de informaţii pe care le presupun deciziile de coordonare a acestora, este una dintre sarcinile complexe ale asigurării stocurilor. Concluzionând, obiectivele principale ale proceselor de stocare pot fi sintetizate astfel: -         asigurarea unor stocuri minim necesare, asortate, care să asigure desfăşurarea normală a activităţii productive, prin alimentarea continuă a punctelor de producţie şi desfacere; -         prevenirea formării stocurilor supranormative, cu mişcare lentă sau fără mişcare şi valorificarea operativă a celor existente (devenite disponibile); -         asigurarea unor condiţii de depozitare-păstrare corespunzătoare, în vederea prevenirii degradărilor; -         aplicarea unor metode eficiente de urmărire şi control, care să permită menţinerea stocului în anumite limite, să prevină imobilizărilor iraţionale.